Hoe maak je een winst- en verliesrekening?

Je administratie is misschien niet het spannendste deel van je onderneming, maar vormt wel een belangrijke basis voor je succes. Neem de winst- en verliesrekening, dat is een heel handig middel om inzicht te krijgen in de financiële conditie van je bedrijf. In dit artikel vertellen we je alles over de winst- en verliesrekening, hoe je die kunt lezen en eventueel zelf kunt opstellen.

Wat is een winst- en verliesrekening? 

In principe bestaat een winst- en verliesrekening uit een relatief simpele optelsom van alle kosten die je in een jaar maakt en het totaal van alle opbrengsten. 

Klinkt eenvoudig genoeg, maar verwar je kosten en opbrengsten niet met de uitgaven en inkomsten volgens je bankafschriften. Die laatste horen niet thuis op de winst- en verliesrekening. Het kan namelijk zijn dat een klant jouw factuur pas over een maand betaalt, na het einde van het jaar waarover je winst- en verliesrekening gaat. Het bedrag wordt dan al wel op de winst- en verliesrekening als opbrengst geboekt, maar pas in de maand (en het jaar) daarna zichtbaar op je banksaldo. 

Waarom ‘moet’ je een winst- en verliesrekening maken?

Een winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening of exploitatierekening) opstellen, is vaak onderdeel van je belastingaangifte. Je bent als zzp’er verplicht om een goede administratie te voeren en daarvan is je winst- en verliesrekening eigenlijk de basis. Overigens, als kleine ondernemer of zzp’er ben je niet verplicht, zoals bij grotere bedrijven wel het geval is, om je winst- en verliesrekening openbaar te maken. 

Los van deze verplichting heb je als ondernemer ook in de praktijk veel aan je winst- en verliesrekening. Je hebt direct inzicht in je bedrijf, je ziet waar kansen liggen, maar ook waar eventuele obstakels zijn zoals te hoge kosten.

Er zijn twee modellen mogelijk voor je winst- en verliesrekening

Als je een winst- en verliesrekening gaat opmaken, zijn er twee verschillende modellen die je kunt gebruiken: het 'functionele model' of het 'categorale model'. Aan de hand van de voorbeelden hieronder zie je al snel het verschil en kun je bepalen welk model het beste bij jouw situatie past.

Meest gebruikt: het functionele model voor een winst- en verliesrekening

Bij dit model, dat het meest wordt gebruikt, ga je uit van je netto-omzet. Die plaats je bovenaan de rekening en vervolgens plaats je daar de kosten onder die je in dat jaar hebt gemaakt. De kosten deel je in, in verschillende typen zoals de kostprijs van je omzet, of verkoop- en beheerskosten. 

Voorbeeld van een functionele winst- en verliesrekening. Bron: KvK

Ook een optie: het categorale model

Hier verklapt de naam al een beetje wat dit model doet: de kosten en opbrengsten van je onderneming worden ondergebracht in categorieën. Vervolgens trek je per categorie de kosten af van de opbrengsten.

Zo zie je per categorie hoe goed, of minder goed het gaat. Dit is dus vooral een handig model als je bijvoorbeeld met veel verschillende producten of diensten werkt. Je ziet het categorale model dan ook vaak bij handelsbedrijven.

Voorbeeld van een categorale winst- en verliesrekening. Bron: KvK

Op zich is een winst- en verliesrekening niet lastig vanwege de berekeningen die je moet maken. Het is eigenlijk niet veel meer dan een simpele optel- en aftreksom. Wat vaak wel ingewikkeld en soms tijdrovend is, is dat je moet weten welke posten er op je winst- en verliesrekening moeten staan, zodat je ook een echt goed overzicht krijgt. Toch is het met een klein beetje uitleg en de onderstaande lijstjes te doen.

Kostenposten voor je winst- en verliesrekening

Aan de kostenkant kun je de volgende posten opnemen in je winst- en verliesrekening:

• De som van je bedrijfslasten
  
  Oftewel alle bedrijfskosten die je maakt. Denk aan zaken als grond, of personeel waarvoor je eventueel kosten maakt.
• Financiële lasten
  
  Dit zijn de kosten die je maakt voor alle financiële zaken. Dat kunnen rentelasten zijn, maar als je een negatief koersresultaat hebt bij een belegging valt dat ook onder de post financiële lasten.
• Belasting uit gewone bedrijfsuitoefening
  
  Hier gaat het over de vennootschapsbelasting. Als het resultaat van deze post negatief uitvalt, betekent dat ook dat je belasting terugkrijgt.
• Buitengewone lasten
  
  Dit zijn alle kosten die je bijvoorbeeld eenmalig of incidenteel maakt. Of kosten die ja maakte voor iets dat niets met je gewone bedrijfsvoering te maken heeft.
• Belasting buitengewoon resultaat
  
  Of je buitengewoon resultaat nu positief of negatief is: de belasting die daarbij hoort, noteer je ook als post op je winst- en verliesrekening.
• De kostprijs van de omzet
  
  Hier gaat het over de totale inkoopwaarde of de totale kostprijs.
• Verkoop- en beheerskosten
  
  Dit zijn kosten die je moet maken om je producten of diensten te verkopen. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook sommige afschrijvingskosten of overige bedrijfskosten.
• Afschrijvingen van materiële en immateriële activa
• Salarissen en sociale lasten
  
  Als je geen zzp’er bent en wel personeel in dienst hebt, worden ook die kosten opgevoerd.
• Overige lasten, overige belastingen en overige bedrijfslasten

De opbrengstposten voor je winst- en verliesrekening

Dit zijn de posten die je kunt opnemen aan de opbrengstenkant van je winst- en verliesrekening:

• Som van bedrijfsopbrengsten 
  
  Voor deze post maak je een optelsom van de netto omzet, de wijziging in de voorraden, de geactiveerde productie en alle overige bedrijfsopbrengsten die wel bij de normale opbrengsten worden gerekend, maar niet worden meegenomen in de netto omzet.
• Financiële baten
  
  Hier gaat het om alle opbrengsten die je ontvangt door bijvoorbeeld rente, een positief koersresultaat van aandelen waarin je hebt belegd, of de opbrengst van je beleggingen zoals dividend.
• Het saldo van je financiële baten en lasten
• Aandeel in winst/verliesdeelnemingen
  
  Het gaat hier om het resultaat van je deelneming voor belasting.
• Buitengewone baten
  
  Alle opbrengsten die je eenmalig, of incidenteel ontvangen hebt uit activiteiten die niet horen bij je gewone bedrijfsvoering.
• Saldo buitengewone baten en lasten
  
  Dit zijn de baten en lasten die niet apart vermeld kunnen worden, zoals belastingen.
• Overige baten
  
  Hier gaat het over de opbrengsten die wel binnen de bedrijfsuitvoering vallen, maar niet onder andere posten.
• Buitengewoon resultaat na belastingen
• Resultaat uit deelnemingen na belastingen
• Saldo overige baten en lasten na belastingen

Zelf doen of uitbesteden?

Op zich kun je als zzp’er heel goed zelf de winst- en verliesrekening opstellen. De vraag is alleen of je zin hebt om je te verdiepen in alle verschillende typen posten. Je kunt de winst- en verliesrekening ook heel goed uitbesteden aan een boekhouder, of (deels) laten genereren door je boekhoudsoftware. Voor welke optie je ook kiest, je hebt altijd voordeel van een winst- of verliesrekening omdat je zo precies weet hoe gezond je eigen zaak is.