Kasboek in Excel bijhouden: inzicht in je geldstromen

Als je een eigen bedrijf hebt, is het belangrijk om inzicht te hebben in je inkomsten en uitgaven. Zo ben je je altijd bewust van je financiële status en voorkom je een lege rekening net op het moment dat je een paar facturen moet aftikken. Om je zaakjes zakelijk op orde te hebben, hoef je gelukkig niet te investeren in dure, high-end boekhoudtechnologie. Je kunt bijvoorbeeld prima een kasboek in Excel bijhouden. 

Wat is een kasboek? 

Een kasboek is een document waarin je de inkomsten en uitgaven van je bedrijf bijhoudt. Zeker als je inkomsten en uitgaven (deels) via contanten lopen, heb je een kasboek nodig om je geldstromen bij te houden. Je noteert je inkomsten en uitgaven in je kasboek op chronologische volgorde. Op die manier krijg je inzichtelijk wat er binnenkomt en uitgaat en blijf je op de hoogte van de financiële situatie van je bedrijf. 

Ook zie je met een kasboek op welke lasten je eventueel kunt besparen of op welke momenten je structureel geld tekort komt. Een kasboek kun je eigenlijk vergelijken met een huishoudboekje. Alleen gebruik je het in dit geval om je zakelijke ‘huishouden’ te ordenen.  

Kasboek bijhouden in Excel

Voor startende ondernemers en zzp’ers is een kasboek bijhouden in Excel vaak het makkelijkst. Er zijn genoeg voorbeelden van kasboeken in Excel online te vinden. Zo kun je direct aan de gang. En de belangrijkste berekeningen neemt het programma voor je over, dus je hoeft niet zelf met een rekenmachine aan de slag.

Houd er wel rekening mee dat je bij Excel zelf verantwoordelijk bent voor de invoer van alle gegevens. Je kunt er bijvoorbeeld geen externe systemen aan koppelen. De kans op fouten is hierdoor groter dan bij een betaalde tool. Houd dus goed in de gaten wat je invoert.

Gratis download kasboek in Excel

Zie je een kasboek in Excel wel zitten? Via Peaks download je gratis een kasboek in Excel. Dit is een leeg template, dus je kunt er direct mee aan de slag.  Download het gratis kasboek in Excel. 

Wanneer een kasboek bijhouden?

Als ondernemer ben je sowieso verplicht om een kasboek bij te houden als je - deels - contant wordt betaald en/of zelf je betalingen contant uitvoert. Het maakt hierbij niet uit of je een zzp’er bent of tientallen mensen in dienst hebt. Het kasboek is in dat geval een vast onderdeel van je administratie, omdat je anders te weinig informatie hebt over je geldstromen voor het opstellen van een balans en een winst- en verliesrekening. Aan de hand van je kasboek, transacties en bankafschriften kan je vervolgens de boekhouding doen. 

Zo houd je een kasboek bij

In een kasboek houd je je inkomsten en uitgaven bij. Zoals gezegd is dit verplicht als je contante inkomsten en uitgaven hebt, maar ook je digitale geldstromen kun je hieraan toevoegen voor de volledigheid. In het kasboek noteer je alle inkomsten en uitgaven in chronologische volgorde. Je noteert hierbij ook per item wat het precieze bedrag is, inclusief én exclusief btw.

Zorg ervoor dat je je kasboek zo nauwkeurig mogelijk bijhoudt. Anders krijg je geen correct beeld van je financiën. Probeer je kasboek dagelijks te updaten, verwerk je facturen tijdig, bewaar al je bonnetjes en koppel desnoods je kassasysteem aan je kasboek. Dan weet je zeker dat je kasboek altijd compleet en actueel is. 

Zorg dat je kasboek klopt

In het kasboek noteer je in principe al het geld dat je bedrijf inkomt en er uitgaat. Zowel cash als digitaal. Je kunt zo’n kasboek nog het beste voor je zien als een portemonnee waarin je al het geld van je bedrijf bewaart. Haal je geld uit je bedrijf? Noteer het in je kasboek. Komt er geld binnen? Dan noteer je het ook. Zo blijft het saldo in je kasboek gelijk aan de waarde van je onderneming. 

Heb je onverwacht een negatief saldo in je kasboek? Dan heb je mogelijk iets verkeerd genoteerd of ben je vergeten iets op te schrijven. Of er is meer geld uitgegaan dan binnen gekomen. Tijd voor actie in dat geval. 

Kasboek op papier of digitaal?

Je hebt meerdere manieren om een kasboek bij te houden. Vroeger had je geen andere keuze dan je inkomsten en uitgaven op papier bij te houden, maar inmiddels kun je ook kiezen voor een digitale versie. 

Papieren kasboek 

Zeker als je geldstromen niet al te complex zijn, kun je overwegen om je kasboek bij te houden op papier. Online vind je genoeg voorbeelden van kasboeken die je kunt downloaden. Of je maakt zelf een template van een kasboek in Excel en print deze uit. Ook kun je een schrift of notitieboek gebruiken. Het grootste voordeel van een papieren kasboek is dat je heel bewust bent van alle inkomsten en uitgaven. Je noteert het tenslotte zelf bedrag voor bedrag. 

Nadeel bij een papieren kasboek is dat je alles echt altijd zelf bij moet houden. Je kunt niet je kassasysteem of zakelijke rekening koppelen. Ook een foutje is zo gemaakt, dus controleer je werk altijd driedubbel. 

Digitaal kasboek
Wil je liever een digitaal kasboek? Dan heb je allerlei opties. Je bepaalt zelf hoe uitgebreid je jouw digitale kasboek is. Je kunt een digitale tool aanschaffen, maar zeker als beginnende ondernemer of zzp’er is een template in Excel of Google Spreadsheets net zo handig. 

Een digitale tool verkleint de kans op fouten. Je laat het systeem de benodigde berekeningen uitvoeren en als je iets verkeerd invult, heeft het systeem dat ook eerder door. Uiteraard is dit wel tot een bepaalde hoogte. En doordat je al je geldstromen digitaal hebt, spoor je kasverschillen uiteindelijk wel makkelijker op. 

Download hier een gratis kasboek in Excel. Dan kun je direct aan de slag! Het voordeel van een kasboek in Excel is ook dat het je niets extra’s kost. Voor een uitgebreide tool betaal je vaak wel aanschafkosten of een maandelijks bedrag.

Ook privé je zaakjes op orde

Als je een kasboek bij gaat houden voor je bedrijf, is het misschien ook interessant om privé een huishoudboekje te starten. Uiteraard heeft Peaks hier ook een template voor. Houd privé je inkomsten en uitgaven bij via deze gratis Excel-sheet en krijg grip op je geldzaken. Hoe meer geld je iedere maand overhoudt, hoe meer je eventueel opzij kunt zetten voor later!